تفاصيل اعلان وظائف الوكالة الألمانية للتعاون الدولي GIZ

GIZ Junior Administrative Specialist in the “GIZ Office Cairo” أخصائي إداري مبتدئ

Location: El-Zamalek, Cairo
Closing Date: 3rd of July, 2021 15:00 hrs Cairo Local Time – Employment Type: Full Time – Entry Level: 3A
The ,,Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH“
German Development Cooperation
GIZ Office Cairo
Project No. 95.9072.0-001.00
Job Vacancy Announcement for the position of Junior Administrative Specialist
Starting date: 1st of August, 2021
Duration of Contract: 12 months, subject to renewal based on performance

أ. المسؤوليات:

الاختصاصي الإداري المبتدئ مسؤول عن:

التعامل مع جميع الأسئلة التي تنشأ في هذا المجال مثل تحديث الهياكل التنظيمية وقوائم التوقيع والوثائق الأخرى ذات الصلة
المساعدة في تحديد المشاكل / القضايا ذات الصلة وصياغة حلول موجهة للتنفيذ
المساعدة في تطوير أدوات الرقمنة وإدخال الابتكار والتغيير

يقوم الاختصاصي الإداري المبتدئ بالمهام التالية:

المهام

لمحات مالية عامة

الاختصاصي الإداري المبتدئ

يساعد في / يتابع مع تتبع التكاليف والمصروفات على أساس شهري
يدعم بانتظام التأكد من أن جميع التعديلات تنعكس في النظرات المالية العامة
يدعم إعداد مقارنات “الميزانية / الفعلية” وتقارير الفروق
متابعة التسليم في الوقت المناسب لسجلات وقت الموظف (ZAS)
يساعد في حساب وتعديل مخصصات تكاليف المكتب / المشروع بانتظام
يؤدي المهام المسندة للإدارة أثناء الرقابة الداخلية أو التدقيق

معالجة البيانات

الاختصاصي الإداري المبتدئ

مراجعة نظام ملفات GIZ ذي الصلة (DMS) لمكتب GIZ والتأكد من تقديم جميع المستندات اللازمة وفقًا لإرشادات GIZ.
يساهم في رقمنة العمليات ويقدم اقتراحات للتحسين

عمل الأمانة وخدماتها

الاختصاصي الإداري المبتدئ

ينظم وينسق جدول الرئيس
تذكير وتحديث وإخطار رئيس المواعيد اليومية
يعد وينظم المواد الإعلامية للرئيس و / أو الاجتماعات
نسخ المستندات ومسحها ضوئيًا حسب الحاجة
يشارك في الاجتماعات الداخلية والخارجية (الفريق) وورش العمل ويساعد في التوثيق على سبيل المثال من خلال أخذ محضر الاجتماع
ينسق وينظم قاعات اجتماعات الرؤساء

الإدارة

الاختصاصي الإداري المبتدئ

يقوم بإعداد وتحديث الهياكل التنظيمية وقوائم التوقيع والوثائق الأخرى ذات الصلة بشكل مستقل لمكتب GIZ عندما يكون هناك تغيير في الموظفين ، وكذلك خطابات التفويض للمشاريع
ينظم نظام الملفات الخاص بمكتب GIZ وفقًا لإرشادات GIZ ويضمن تحديث جميع البيانات الإدارية ذات الصلة وتقديمها لعمليات التدقيق المستقبلية