سكرتير تنفيذي فى الفارس جروب
سكرتير تنفيذي فى الفارس جروب
أنواع السكرتارية
يُقسّم العمل في السكرتارية إلى أنواع وهي:
السكرتارية الخاصة:
هي نوع من أنواع السكرتارية التي تتميز بمواصفات معينة يتمُّ تحديدها من قبل المدير؛ إذ يختار موظفاً أو أكثر للعمل في السكرتارية الخاصة في الإدارة للقيام بمجموعة من الأعمال ومنها: استقبال كافة الزوار الذين يأتون لزيارة الإدارة. حفظ الوثائق والأوراق الخاصة بالإدارة في ملفات. مساعدة المدير على ترتيب الاجتماعات أو رحلات السفر. تنظيم المواعيد الخاصة في المدير.
السكرتارية المتخصّصة:
هي السكرتارية التي تعتمد على القيام بوظيفة أو مهمة متخصصة ضمن مجال ما، مثل السكرتير القانوني، أو السكرتير الاقتصادي، أو السكرتير الفني، أو غيرها من المجالات الأخرى، والآتي مجموعة من أهم الأعمال المرتبطة في السكرتارية المتخصصة: دراسة ما تقدّمه الإدارة من معلومات أو وثائق ضمن اختصاص السكرتير؛ من أجل تقديم رأي بها أو إعداد خلاصة مناسبة عنها. حضور الاجتماعات مع المدير ضمن مجال الاختصاص؛ حتى يتمّ تقديم النصيحة والمعلومات اللازمة. متابعة الأبحاث والتقارير ضمن مجال الاختصاص، وتقديمها للإدارة عند الحاجة لها. حفظ وتوثيق وترتيب الملفات، والمستندات الخاصة في طبيعة العمل المتخصص.
تفاصيل الوظيفة
مجال الوظيفة اعمال ادارية تخصص الوظيفة سكرتارية واستقبال
المهام و المسئوليات:
- ينوب عن مدير مكتب المدير العام فى حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الأجازات أو خلو المنصب
- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى
- المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و الترتيب
- إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم
- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى
- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا
- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها
- إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات
- إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل
- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة
- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات و التى يكون المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها
- التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع
للتقديم علي طلب توظيف خاص بمجالك من |هنا
و لانشاء سيرة ذاتية احترافيه بمساعدة أحد موظفي الموارد البشرية | من هنا
- مساعدة الإدارة العليا فى جميع الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى
- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين
- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها
- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا
- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا
- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة
- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل
- تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم
- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب
- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية
- السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخلية
متطلبات الوظيفة
مستوي الخبرة خبرة متوسطة
سنين الخبرة 3-5 سنوات خبرة
الجنس المطلوب ذكر
اللغة الانجليزية جيد
السن المطلوب 25 – 35 سنة
الحاسب الآلي جيد
المؤهل المطلوب مؤهل عالي
مايكروسوفت أوفيس جيد
الراتب ونوع العمل
الراتب الأساسي 10000 – 12000 جنيه مصري
نوع الوظيفة يوم كامل
والتقديم | من هنا
لأحدث الوظائف وايام التوظيف المفتوحة تابع قناة شغل علي تليجرام من هنا
وظائف قد تهمك ،
》وظيفة خدمة عملاء في Etisalat
》براتب 6000 جنيه .. مطلوب موظفين للعمل بفروع فودافون
》خدمة عملاء بشركة Majorel Egypt
》مدخلين بيانات عن بعد Remotely
》إعلان وظائف البنك التِجاري الدولي CIB
للتقديم علي طلب توظيف خاص بمجالك من |هنا
و لانشاء سيرة ذاتية احترافيه بمساعدة أحد موظفي الموارد البشرية | من هنا
